Outlook dispone de un "modo vacaciones" en caso de que quieras que responda a los correos que te lleguen en tu ausencia. para facilitarte la vida, te diremos cómo configurar fácilmente tus respuestas automáticas de Outlook.
Crear respuestas automáticas en Windows
- Inicia tu sesión en Outlook
- Luego haz clic en el menú Archivo en la parte superior izquierda de la interfaz.
- En la página Información de la cuenta que aparece, encontrarás el nombre de tu cuenta de correo electrónico y Microsoft Exchange justo debajo.
- Un poco más abajo en esta página, haz clic en el botón Respuestas automáticas.
- En la ventana que aparece, selecciona la casilla de verificación Enviar respuestas automáticas.
- Luego, marca la casilla Enviar solo durante este período de tiempo. Aquí deberás definir la cantidad de días / meses en que deseas enviar tu mensaje automático de fuera de la oficina.
- Utiliza el menú desplegable:
- Hora de inicio para elegir el día y la hora en que entrará en vigor tu respuesta automática a los mensajes recibidos.
- Ajuste la fecha y la hora en que dejarán de enviarse las respuestas automáticas (cuando vuelvas a estar disponible) mediante el menú desplegable Hora de finalización.
- Ahora escribe en el cuadro Respuestas automáticas el mensaje que deseas enviar a todos tus contactos que puedan escribirte durante tu ausencia.
- Por supuesto, puedes utilizar las herramientas de formato para personalizar tu respuesta: cambiar la fuente, el tamaño y la alineación del texto, etc.
- Cuando todo esté listo, haz clic en Aceptar.
Nota importante: si no estás utilizando una versión oficial de la suite de Microsoft Office, por ejemplo, no podrás administrar las respuestas automáticas con el software Outlook.
Crear respuestas automáticas en macOS
Si estás utilizando una computadora Mac, entonces deberás configurar la respuesta automática de tus mensajes recibido en tu correo Outlook de otra forma diferente. La razón es porque las versiones de Outlook difieren entre Windows y macOS y aunque el principio de respuesta automática sigue siendo el mismo, los menús y las opciones cambian un poco. ¡Veamos!
Primero, verifica que tengas acceso a un servidor de Microsoft Exchange. Para hacer esto sigue estos pasos:
- Inicia Outlook, luego, despliega el menú Herramientas en la parte superior de la pantalla y elige Cuentas.
- En la ventana que aparece donde aparece tu cuenta, haz clic en el botón Avanzado en la parte inferior derecha.
- La dirección del servidor aparece en la nueva ventana en el campo del mismo nombre. Éste debe estar marcado como Exchange.
Si no tienes el acceso al servidor Microsoft Exchange, no puedes realizar la configuración de tus respuestas automáticas. En caso afirmativo, sigue con los siguientes pasos.
- Vuelve a bajar el menú Herramientas en la parte superior de la pantalla y esta vez elige Respuestas automáticas.
- En la ventana que aparece, marca la casilla Enviar respuestas automáticas para la cuenta, seguida de tu dirección de Outlook, Live o Hotmail.
- Deja el primer marco vacío, luego marca la casilla de verificación Enviar respuestas solo para este período justo debajo.
- Haz clic en el icono de calendario en la sección Hora de inicio para elegir el día en el que entrará en vigor el envío automático de tu respuesta a los mensajes recibidos.
- También debes ajustar la hora a la que debe iniciarse el dispositivo.
- Repite con la sección Hora de finalización para establecer la fecha y la hora en que dejarán de enviarse las respuestas automáticas, que debe ser cuando vuelvas a estar disponible.
- Ahora, marca la casilla de verificación Enviar respuestas fuera de mi organización.
- Luego elige si tu mensaje de fuera de la oficina debe distribuirse a todos los que te envíen un correo electrónico o solo a las personas en tu libreta de direcciones.
- Finalmente, escribe tu mensaje de ausencia en el marco en la parte inferior de la ventana y confirma con OK.
Crear respuestas automáticas desde la app (Android/iOS)
Para realizar estos pasos necesitas tener creada la cuenta de Outlook y descargar la app. Una vez logrado esto, procedemos así:
- Abrir la app de Outlook e iniciar sesión con usuario y contraseña habituales.
- Pulsa sobre la foto de perfil en la esquina superior izquierda.
- Ve configuración > selecciona tu cuenta de Outlook
- Pulsa sobre respuestas automáticas y actívalo.
- Escribe el texto que deseas y también el periodo de tiempo que permanecerá activado, de no ponerlo, seguirá enviando respuestas hasta que lo desactives.
- Termina pulsando en la esquina inferior derecha en "Confirmar".
Consejos para escribir una respuesta automática perfecta
Una vez hayas terminado de configurar tus respuestas automáticas de Outlook, quizá te hayas dado cuenta que tus emails no son del todo profesionales, en cualquier caso, te dejamos unas pautas básicas para mejorarlos:
- Sé directo: A nadie le gusta leer 3 párrafos extensos con muchas frases largas. Ve al grano e intenta que no exceda de un par de líneas.
- Explica porqué no estás disponible: Tanto laboral como personalmente es importante indicar el periodo de ausencia para que el remitente sepa cuándo estarás disponible nuevamente.
- Ofrece un contacto alternativo: Bien sea tu propio móvil personal o el de otra persona, si es algo muy urgente te evitarás problemas a la vuelta de tu ausencia.
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